活用例で理解する「AIワークフロー」の5つの導入メリット

AIワークフローとは、あらかじめ設計された業務の流れの中にAIを組み込み、判断や処理を自動化する仕組みです。

人材不足やコスト削減への要求が高まる現在、そしてAI技術が急速に進化している今、この仕組みは業務効率化の有力な手段として注目されています。

従来のワークフローやRPAでは、人間が定めたルール通りに処理を進めるのが一般的でした。しかし、AIワークフローでは固定されたプロセスの中にAIの判断力を組み込むことで、より幅広い業務を効率的に処理できるようになっています。

本記事では、まずAIワークフローがどのように実際の業務で活用されているのかを具体例とともに紹介します。その上で、従来の仕組みとの比較や導入メリットなどについて詳しく解説します。

実際の業務におけるAIワークフローの活用例

AIワークフローを理解するにあたって、まずはAIワークフローがどのように動くのか、具体的な業務に落とし込むとイメージがしやすくなります。

ここでは代表的な部門ごとに、どのようにAIワークフローが活用できるのかを解説します。

バックオフィス：請求書処理の効率化

経理や人事などのバックオフィス業務は、請求書処理や人事の応募者管理など、定型作業が極めて多い部門です。

AIワークフローを導入すれば、フォーマットに沿った書類は自動処理し、例外だけを人に回す仕組みを作れます。

これにより、業務全体のスピードと精度が向上し、スタッフの負担も大幅に軽減されるため、確認や承認といった重要な業務に集中できます。

◆AIワークフローの導入例

請求書をAIが読み取り

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内容を解析し、フォーマットを判定

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・フォーマットが標準 → 金額・取引先を自動抽出してシステムに登録

・フォーマットが異常 → 担当者に確認依頼を通知

・金額や取引先が不明確 → 人の承認待ちステータスに振り分け

◆RPAなどの一般的な自動化ツールとの違い

RPAをはじめとした一般的な自動化ツールでは、請求書のフォーマットが少しでも崩れると処理が止まってしまうことがあります。AIワークフローはAIが柔軟に解釈できるため、形式が完全に一致しない場合でも処理を進められる点が強みです。

営業：案件優先度の自動分類

営業活動では、日々多くのリードや案件が発生します。その中から「どの顧客にどの順番でアプローチするか」を判断することが、成果を大きく左右します。

AIワークフローを導入すれば、この優先順位付けを安定した流れの中で効率的に実行できます。

従来は担当者が勘や経験を頼りに行っていた作業も、AIがデータに基づいて判断し、あらかじめ設計されたフローの中で振り分けられるため、営業プロセス全体の効率が高まります。

◆AIワークフローの導入例

新規リードがCRMに登録

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AIが企業規模・業種・過去の接触履歴を基にスコアリング

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・スコアが一定以上の場合 → 営業担当に即時通知し、優先案件リストへ

・スコアが一定未満の場合 → 長期育成用のメールマーケティングリストに追加

◆RPAなどの一般的な自動化ツールとの違い

同じ業務をRPAに任せた場合、条件分岐は「従業員数が100人以上なら担当Aへ」といった形で、人間が事前にルールを細かく作り込む必要があります。

AIワークフローはこの判断部分をAIが担うため、曖昧な情報や例外的なケースでも柔軟に処理できるのが大きな違いです。

マーケティング：広告運用の効率化

マーケティング部門は、膨大なデータの収集と分析、広告運用、レポート作成など、定型的かつ繰り返しの多い業務が中心です。

AIワークフローを導入すると、あらかじめ設計された流れの中でAIが判断を担い、人間が行っていた細かなチェック作業を大幅に削減できます。

担当者は数字の集計や入札の調整といった作業から解放され、戦略的な意思決定に専念できるようになります。

◆AIワークフローの導入例

広告のクリック率をAIが自動モニタリング

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結果に応じて条件分岐

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・クリック率が一定以下 → 広告クリエイティブを評価し、改善候補を提示

・予算消化率が想定以上 → 入札額を自動調整

・いずれでもない → 現状の運用を継続

◆RPAなどの一般的な自動化ツールとの違い

RPAでは「クリック率が◯％未満ならメール通知」といった固定ルールの設定は可能ですが、広告クリエイティブの内容を評価して改善点を提示する、といった柔軟な判断まではできません。AIワークフローは、この判断部分をAIが担う点で違いがあります。

カスタマーサポート：問い合わせ対応の効率化

顧客から寄せられる問い合わせは、件数が多く内容も多岐にわたります。AIワークフローを活用すれば、問い合わせの内容をAIが理解し、決められたフローに沿って自動仕分けや一次対応を行うことができます。

あらかじめ設計された分岐の中でAIが判断を担うことで、単純な問い合わせはAIが処理し、複雑なケースだけを人間が対応する仕組みを実現できます。

結果として、サポート部門全体の効率が高まり、顧客対応のスピードも向上します。

◆AIワークフローの導入例

問い合わせをAIが解析

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内容をもとに条件分岐

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・FAQに該当 → AIが自動回答

・FAQに該当しないが関連部門が明確 → 該当部門に自動振り分け

・内容が複雑または新規ケース → 人間のサポート担当者にエスカレーション

◆RPAなどの一般的な自動化ツールとの違い

RPAでは「問い合わせの件名に『パスワード』が含まれていたら担当Xへ」といった単純なルールしか設定できません。AIワークフローは文章全体を理解し、意図に基づいて分類できるため、精度と汎用性が大きく異なります。

このように、AIワークフローは企業の主要部門に幅広く適用でき、業務の安定性を保ちながら効率化を実現できるのが、AIワークフローの最大の強みです。

AIワークフロー導入の5つのメリット

AIワークフローは「決まった流れを維持しつつ、その一部にAIを組み込む」という立ち位置にあります。ここでは、この仕組みを実際に導入することで得られる5つのメリットについて詳しく解説します。

メリット① 業務の安定性

AIワークフローの最も大きな価値は、あらかじめ決められた流れを守りながら動くことにあります。

AIエージェントのように自律的に判断し、必要に応じて手順を変更する柔軟さはありませんが、その分「手順が勝手に変わることがない」という安心感があります。

企業の業務では、安定性や再現性が欠かせません。特に監査や規制が関わる領域では、毎回同じ手順で進められること自体が重要なメリットになります。

AIワークフローは、その安定性を損なうことなくAIの力を取り込むことができる仕組みだと言えます。

メリット② 判断コストの削減

従来のワークフローや自動化ツールは、あらかじめ決められたルールに従うだけの仕組みであったため、条件が明確なタスクであれば十分に対応可能ですが、少しでも例外や曖昧さが入ると対応できません。

AIワークフローはこの課題を補います。流れは固定されていますが、途中の判断や処理にAIを活用できるため、人が逐一確認していた作業を置き換えることが可能になります。

人間の「判断のための時間」を大きく削減し、同じ手順をより効率的に回せるようになるのです。

メリット③ 処理スピードの向上

AIワークフローは単なる自動化にとどまらず、スピード面でも大きな強みを発揮します。人が行っていた判断や処理をAIに代替させることで、従来数時間、場合によっては数日かかっていた業務が大幅に短縮されます。

AIエージェントのように最適な進め方を自ら判断する柔軟性はないものの、あらかじめ設計された流れの中では非常に効率的に動きます。

決まったルートで走る高速道路のように、スピードと効率を安定的に提供できるのが特徴です。

メリット④ 判断を任せて業務を省力化

業務の流れにAIを組み込むことで、人材の働き方も変化します。AIワークフローは、人間が手を動かさなければならなかった定型的な判断を代替し、スタッフがより付加価値の高い業務に時間を使える環境を整えます。

RPAでは「作業の代行」はできても「判断の代行」は苦手でした。AIワークフローはこの部分を補うことで、定型的な判断をAIに任せることで、人材はより付加価値の高い業務に従事できるようになります。

メリット⑤ 拡張性と再現性の確保

AIワークフローは組織規模の拡大にも強いという特徴があります。業務の流れを固定しながらAIを組み込んでいるため、標準化がしやすく、部署や拠点をまたいでも同じプロセスを維持できます。

AIエージェントのように柔軟に対応する仕組みは、個別最適には強いものの、大規模に横展開すると再現性に課題が出やすいのが実情です。AIワークフローはその逆で、標準化と再現性を重視する組織に適しています。

規模が大きくなっても品質を落とさずに運用できるのは、AIワークフローならではのメリットと言えるでしょう。

AIワークフローを理解する４つの仕組み

業務の自動化を考えるとき、「AIワークフロー」のほかに「AIエージェント」や「RPA」といった言葉が使われます。

これらは一見似ているようでいて、実際には 「プロセス（流れ）の固定度」と「判断を誰が担うか」 によって違いがあります。

以下の表は、「従来のワークフロー」を含めたそれぞれの仕組みを定義・特徴ごとに整理したものです。AIワークフローの立ち位置を理解する上での全体像としてご覧ください。

◆ 4つの仕組みの比較表

従来型ワークフロー

人間が「A→B→C」といった流れを定義し、その通りに作業やシステム入力を行う仕組みです。柔軟性はなく、あらゆる判断は人間が担います。

AIワークフロー

RPA的な流れを基本にしつつ、その中にAIを組み込む形です。例えば、フォーマットがバラバラな請求書をAI-OCRで読み取る、自然言語処理で問い合わせ内容を自動で分類する、といった非定型処理を任せられるのが特徴です。

実行の流れ自体は固定されています。

AIエージェント

「問い合わせに答える」「営業リードを作る」といった最終ゴールを与えると、接続されたツール（Web検索、メール送信、データベース参照など）を自律的に選び、タスクを進められます。

人が逐一ステップを定義しなくてもタスクを進められる点に大きな特徴があります。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

決められたフローをソフトウェアが自動で実行する仕組みです。Excelや業務システムに対するクリック・入力などを代行しますが、判断は条件分岐のような単純なルールに限られます。

これら4つの仕組みを比べると、「AIワークフロー」と「AIエージェント」の違いが際立ちます。

AIワークフローは、従来型ワークフローやRPAと同様に「決められた流れ」を守りながら、その途中にAIを組み込み、精度や効率を高める仕組みです。

一方でAIエージェントは、最初に与えられたゴールに向かって、自律的に推論や判断を行い、必要に応じて外部ツールを使い分ける存在です。

◆AIワークフローとAIエージェントの処理過程の違い

つまり、AIワークフローは「流れが決まっていて、その中でAIを活用する」仕組みであり、AIエージェントは「ゴールに合わせて自律的に動く」仕組みと言えます。

業務の安定性を求めるならAIワークフローが適していますが、より複雑で変化の多い業務に対応するにはAIエージェントの方が有利であるといえるでしょう。

AIワークフローの限界

ここまで解説したように、AIワークフローは、定められた流れの中でAIを組み込むことで、人間の判断コストを下げつつ業務の安定性を確保できる仕組みです。しかし、その設計ゆえに以下のような課題も抱えています。

◆AIワークフローの課題

・設計に手間がかかる

・柔軟対応ができない

・業務によって保守や調整コストがかかる

こうした課題をクリアする選択肢のひとつとして「ワークフロー型AIエージェント」があります。

これは AIエージェントにワークフローの概念を取り込み、基本的な流れをあらかじめ設計した上で、各ステップでAIが状況に応じた判断を加えることができます。そのため、従来のワークフローの堅実さを保ちながら、より現場の実態に即した運用が可能になります。

例えば、問い合わせ対応フローにおいて、AIワークフローであれば「質問内容をカテゴリー分けして担当部署に回す」といった動きに留まります。

しかし、ワークフロー型AIエージェントであれば、同じ流れの中で「FAQデータベースを参照して即時回答できるか」を自動で判断し、可能であれば一次回答までをAIが完結させます。

このように、ワークフロー型AIエージェントは「AIワークフローの安定性」と「AIエージェントの柔軟性」を両立させた存在といえます。

業務の効率化を追求する多くの企業にとって、次のステップとして現実的かつ有力な選択肢となるでしょう。

ワークフロー型AIエージェント「SamuraiAI」

弊社が提供する「SamuraiAI（サムライエーアイ）」は、AIエージェントの自律性にワークフローの概念を融合させた仕組みを備えたワークフロー型のAIエージェントであり、現場の業務に直結する形で導入が可能です。

特徴① 安定性と柔軟性の両立

SamuraiAIは、あらかじめ業務フローを設計し、その各ステップでAIが判断を行える仕組みを備えています。

◆ワークフローの設計画面

これにより、従来のワークフローの「安定性」と、AIエージェントが持つ「柔軟性」を両立させることができます。

特徴② 定型業務に強い自動化性能

ブラウザ上のクリックや入力操作、ログインを伴う処理といった日常的な事務作業も自動化できます。

さらに、画像認識を利用することで複雑な画面操作にも対応可能です。請求書処理や名刺のデータ登録など、これまで人の手に依存していたタスクを大幅に省力化できます。

特徴③ 直感的に使える操作性

ワークフローはドラッグ＆ドロップで組み立てられ、自然言語で指示も可能です。プログラミング知識を持たないスタッフでも、自ら業務自動化を構築できるため、現場主導での改善がスムーズに進みます。

特徴④ 国内業務に適した設計

SamuraiAIは国内で開発されており、日本特有の商習慣や業務フローへの対応力が高い点も特徴です。海外製ツールでは調整に手間がかかる部分も、スムーズに導入できる安心感があります。

SamuraiAIは「AIワークフローの進化形」ともいえる存在であり、企業がAI導入を進める際の有力な選択肢です。下記の公式サイトより、まずは資料請求で詳細をご確認ください。

自社の課題や他サービスとの比較検討に役立つ情報を入手でき、導入効果をより具体的にイメージできます。

SamuraiAI 公式サイト

まとめ

AI ワークフローは、従来のワークフローやRPAと比べて「固定された業務の流れ」を維持しながらも、AIによる判断を組み込める点に特徴があります。

これにより、業務の安定性を保ちながら定型的な判断を自動化でき、担当者の負担軽減や業務効率化につながります。

一方で、すべてを柔軟に判断するAIエージェントとは異なり、プロセスの自由度は限定的です。だからこそ、導入を検討する際には「安定性を優先するのか、それとも柔軟性を重視するのか」という観点が重要になります。

ワークフロー型AIエージェントは、AIワークフローの安定性を持ちながら、ステップごとに柔軟に判断できる仕組みを実現します。実運用においては、より現実的で成果につながりやすい選択肢となるでしょう。

実際の導入イメージを具体的に知りたい方は、ワークフロー型AIエージェント「SamuraiAI」をご検討いただき、下記公式サイトよりお気軽にお問い合わせ・資料をご請求ください。

SamuraiAI 公式サイト